RITORNO AL PASSATO: LA CONSERVAZIONE IN FORMA DEMATERIALIZZATA DEI DOCUMENTI PER LE NOTE SPESE – PROBLEMA TAXI (Gazzetta Tributaria n.89/2024)

28 Giu RITORNO AL PASSATO: LA CONSERVAZIONE IN FORMA DEMATERIALIZZATA DEI DOCUMENTI PER LE NOTE SPESE – PROBLEMA TAXI (Gazzetta Tributaria n.89/2024)

89 – L’Agenzia delle Entrate prende posizione (medioevale!) sulla conservazione dei documenti di supporto alle note spese.

Le spese di trasferta sostenute dai dipendenti (e collaboratori) e rimborsate hanno sempre costituto un “problema” per l’Amministrazione Finanziaria che teme si nascondano sacche di evasione (comunque bagatellare!) nei rimborsi non tassati.

Una società ha rivolto un interpello all’Agenzia per conoscere le modalità di trasformazione delle note spese in forma informatica attraverso la dematerializzazione e la distruzione dei documenti cartacei di supporto.

L’Agenzia con la riposta n. 142 del 24 giugno 2024 compie un lungo escursus sull’argomento, convenendo con la società che un programma ben testato che trasformi le note spese in file, attraverso la lettura dei documenti cartacee, il riscontro con il pagamento della carta di credito aziendale può rappresentare una valida modalità di documentazione dei rimborsi spese in genere (si tratta di spese viaggio e soggiorno che vengono normalmente intestati anche al dipendente, anche in forma elettronica, quindi

La risposta ad interpello costituisce una sorta di summa delle affermazioni in materia dell’Amministrazione negli anni passati, e conclude che quando vengono garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati le copie informatiche dei supporti cartacei possono sostituire a tutti gli effetti gli originali, che possono quindi essere distrutti.

Una attenzione particolare, che appare in deroga, viene riservata alle spese per l’utilizzo dei taxi, sembra quasi a favore di UBER!

Infatti si afferma che la documentazione dei trasporti rese da tassisti deve essere supportata dalla fattura, che dal 1° gennaio 2024 deve essere emessa anche dal tassista in forma elettronica e consegnata secondo il sistema di interscambio gestito dall’Agenzia.

Anche per i trasporti in forma privata viene affermato che il pagamento fatto con carta di credito (e quindi correttamente tracciabile) non basta per la deducibilità del costo, perché deve essere accompagnato da un documento rilasciato dal tassista che identifichi i dati essenziali della spesa: data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo.

E’ conoscenza comune che i “bigliettini” rilasciati, in fretta, dal tassista al momento del pagamento non soddisfano tali esigenze e saremmo curiosi di sentire le risposte del tassista alla richiesta di fattura…. “che dovrebbe essere rilasciata al momento dell’operazione!”

È ben facile immaginare che vi saranno contestazioni a non finire, sino a quando l’Agenzia non arriverà a consentire che i taxi pagati con la carta di credito aziendale sono comunque deducibili!

 Intanto UBER, che ha un sistema di fatturazione accentrata, assiste con benevola curiosità questo ritorno al passato che vuole la documentazione cartacea individuale per operazioni pagate in modo accentrato e telematico!

Gazzetta Tributaria 89, 28/06/2024