RIMBORSI SPESE AI DIPENDENTI TRA TRACCIABILITA’ E QUOTE ESENTI (Gazzetta Tributaria n. 8/2026)

23 Gen RIMBORSI SPESE AI DIPENDENTI TRA TRACCIABILITA’ E QUOTE ESENTI (Gazzetta Tributaria n. 8/2026)

8 – Un commento ironico sul problema della deducibilità dei costi per l’erogante i rimborsi spese.

VADE RETRO CONTANTE!

Forse così doveva essere intitolato questo commento alle varie norme che si sono succedute nell’ultimo anno, e che puntualmente hanno trovato spazio, con nessuna connotazione critica, su FISCO OGGI.

Dal 2025 i rimborsi spese per le trasferte dei dipendenti devono avvenire con mezzi tracciabili (carta di credito, bonifici ecc.) perché altrimenti i pagamenti sono considerati reddito per il collaboratore.

Quindi precisiamo un primo aspetto: se il rimborso spese avviene in contanti ma è giustificato da documenti di spesa l’importo erogato rappresenta reddito per il dipendente, e quindi costo per l’erogante, pur nella sua identificazione oggettiva (un non senso).

Non era stato valutato l’impatto contrattuale di tale affermazione: se il rimborso in contanti è reddito per il percipiente, vuol dire che l’erogante avrebbe dovuto sottoporlo a ritenuta, con aliquota propria della dimensione di stipendio, e certificarlo con il CUD.

Quindi una contestazione sulle modalità del rimborso coinvolge necessariamente tutti gli attori, con sanzioni per il datore di lavoro (omissione di ritenuta e CUD infedele) e per l dipendente (omissione di reddito imponibile), con dimensioni che certamente superano il limitato rimborso spese (ricordiamo per inciso che le norme tributarie sono legate a quantificazioni monetarie arcaiche: le indennità di trasferta sono esenti sino a 46,48 euro al giorno, e con tale somma il dipendente deve pagare alloggio e vitto, uno scenario fuori dal mondo!)

Un Ministero (anche a Palazzo Chigi non sempre tutto è chiaro!) ha chiesto all’Agenzia come regolarsi per le missioni all’estero dei propri funzionari che a volte si trovano ad operare dove i mezzi tracciabili non esistono o non operano (si pensi a molti stati dell’Africa o dell’Estremo Oriente) e questa sottolineatura ha comportato un parziale ripensamento tanto che con la risposta 188 del 10 luglio 2025 è stato riconosciuto che la limitazione dei mezzi di pagamento tracciabili per la deducibilità vale solo per le trasferte nazionali (come si fosse facile trovare in Italia un taxi che accetta la carta di credito!).

I dubbi si sommano e l’Agenzia deve emanare addirittura una circolare (n. 15 del 22 dicembre 2025) per cercare di fare il punto sulla situazione, anche perché un altro Ministero aveva provocato la risposta n. 302 del 4 dicembre 2025 sempre sull’imponibilità del rimborso taxi in contanti.

Se ci addentriamo nel campo del corrispettivo per l’uso dell’auto promiscua, o della sorte fiscale dell’importo che il dipendente paga ad datore di lavoro per la personalizzazione dell’auto concessa in uso, siamo in un pantano di risoluzioni e confronto con le arcaiche tariffe ACI (che puntualmente vengono emanate ogni anni, anche pe lo scenario delle vetture sta cambiando rapidamente).

Ma alla fine: CUI PRODEST? come dicevano i latini.

Un impegno di energie per controllare, certificare, parametrare una situazione che, bene che vada, riguarda spiccioli!

Forse una semplificazione globale porterebbe ad un invarianza di gettito, e tanta serenità in più, pur con le lamentele delle società che gestiscono le carte di credito che sarebbero messe in disparte!

Gazzetta Tributaria 8, 23/01/2026